Conditions générales FEA

Conditions Générales de Service

pour l’utilisation de la solution de Signature Électronique Avancée otpservice.io

Dernière mise à jour : 8 juillet 2022

Préambule
Cher utilisateur,
Fractalgarden S.r.l., dont le siège social est situé Via L. Battistotti Sassi 11, 20133 Milan, TVA 05006700966, numéro REA MI-1789001 (ci-après « Fractalgarden ») a développé et propose un outil innovant de signature de documents électroniques utilisant la Signature Électronique Avancée (ci-après, SEA) telle que définie par le Règlement UE 910/2014 et régie par le Code de l’Administration Numérique (D.Lgs. n. 85/2005, ci-après CAD) et par les Règles techniques relatives à la génération, l’apposition et la vérification des signatures électroniques avancées, qualifiées et numériques visées au D.P.C.M. du 22 février 2013 (ci-après, DPCM).
Le Service de signature est réalisé par Fractalgarden pour le compte d’un Proposant (ci-après également dénommé « Proposant ») qui propose à une autre partie (ci-après également dénommée « Signataire » ou « Utilisateur signataire ») de régir leurs relations institutionnelles, sociétaires ou commerciales par l’utilisation d’outils informatiques et en particulier par l’utilisation de la signature électronique réalisée via la solution de Signature Électronique Avancée objet des présentes conditions d’utilisation.
S’agissant d’une procédure de signature par signature électronique avancée, la réglementation exige que l’Utilisateur signataire en accepte les conditions d’utilisation après en avoir compris le fonctionnement : en l’absence de cette acceptation, la procédure de signature décrite ci-après ne pourra pas être utilisée.
Il est entendu que, conformément aux dispositions de l’article 60 du DPCM du 22 février 2013 précité, la solution de SEA proposée ne pourra être utilisée que dans les relations entre le Proposant et l’Utilisateur signataire.

Valeur de la solution SEA proposée et son utilisation
Le système de signature proposé repose sur la collecte et la conservation, avec le document signé, d’informations supplémentaires permettant d’identifier le signataire et de vérifier sa manifestation effective de volonté concernant le contenu de ce document.
La solution permet donc à l’Utilisateur signataire de manifester sa volonté d’accepter le contenu de documents qui auront ainsi la même efficacité juridique et probatoire reconnue par notre système juridique aux actes sous seing privé traditionnels (article 2702 du Code Civil) et, en même temps, comme prévu par l’article 20 alinéa 1-bis du CAD, permettra de garantir la satisfaction de l’exigence de la forme écrite, lorsque celle-ci est requise.La SEA pourra être utilisée par l’Utilisateur signataire pour la signature de toute la documentation relative à la relation entre celui-ci et le Proposant. Le Proposant identifiera, au cas par cas, la documentation qu’il estime pouvoir être signée au moyen de la solution SEA décrite ici et en proposera l’utilisation à l’Utilisateur signataire, via la plateforme développée par Fractalgarden.
Fractalgarden est toujours disponible pour fournir des informations et une assistance concernant la solution SEA mise en œuvre.

Caractéristiques techniques du système proposé
La solution SEA proposée prévoit, après l’identification de l’Utilisateur signataire, son authentification dans une zone réservée et la confirmation de sa volonté de signer les documents présentés par la saisie d’un code OTP spécifique envoyé sur un téléphone portable ou par e-mail à l’adresse e-mail dont l’Utilisateur signataire a l’usage exclusif.
Les caractéristiques systématiques et fonctionnelles spécifiques de la solution faisant l’objet des présentes Conditions sont décrites dans l’Annexe Technique-Illustrative.
Voici un résumé des principales caractéristiques :

A) Description des phases de signature et de conservation du document
Si le Proposant nécessite la signature d’un document par l’Utilisateur signataire, un processus de signature électronique avancée (SEA) pourra être activé en se connectant au site www.otpservice.io.
Après son inscription et l’achat du crédit pour utiliser le service, le Proposant pourra télécharger les documents à signer et les données de l’Utilisateur signataire auquel il demandera l’adhésion au service et l’apposition ultérieure de la SEA.
Le processus prévoit une première phase qui vise à recueillir les informations relatives à l’identification de l’Utilisateur signataire effectuée par le Proposant soit en présence soit à distance, en utilisant, dans ce dernier cas, la procédure de vidéo-identification asynchrone mise à disposition par Fractalgarden.

Phase d’activation
a. le Proposant s’authentifie dans son espace réservé du site otpservice.io et active un processus de signature électronique.b. Le proposant procède à l’identification de l’Utilisateur signataire par l’une des procédures alternatives suivantes :b1. identification de visu et téléchargement ultérieur, via un masque approprié, des copies des pièces d’identité utilisées pour l’identification de l’Utilisateur signataire ;b2. procédure autonome de vidéo-identification avec vérification asynchrone par l’Utilisateur signataire et validation ultérieure par le Proposant ou ses opérateurs délégués ; jusqu’à la validation du processus d’identification, la SEA restera suspendue et sa validité conditionnée au résultat positif (même après l’apposition de la signature par l’Utilisateur signataire) de la procédure de vérification de la vidéo-identification.
c. Une copie du document utilisé pour l’identification sera ensuite conservée pendant au moins 20 ans, comme prévu par la réglementation actuellement en vigueur (réf. art. 57 du DPCM du 22 février 2013).
d. La procédure requiert la confirmation des coordonnées de l’Utilisateur signataire, de son adresse e-mail et/ou de son numéro de téléphone portable que l’Utilisateur signataire déclare être à son usage exclusif.
e. L’Utilisateur signataire procède à l’acceptation des présentes conditions d’utilisation SEA (le présent formulaire) via la procédure de signature décrite ci-après. Le formulaire est conservé pendant au moins 20 ans comme prévu par la réglementation en vigueur.
Aux fins de l’activation du service, l’Utilisateur signataire procède à l’acceptation des présentes Conditions, en apposant sa signature sur les déclarations figurant dans le document contractuel qu’il signera via la solution SEA, qui simultanément, étant donné l’acceptation formalisée, produit ses effets juridiques et probatoires.

Phase de signature
a) La documentation à signer est chargée dans un espace réservé par le Proposant dans son espace réservé ;
b) le Proposant identifie la quantité et l’emplacement des champs de signature sur la documentation chargée ;
c) l’Utilisateur signataire indiqué par le Proposant reçoit un lien (par SMS ou par e-mail) permettant d’accéder à un espace réservé du site OTPService.io ;
d) l’Utilisateur signataire accède audit espace réservé et prend connaissance du document à signer, et procède en confirmant par point&click au niveau des champs de signature individuels pour lesquels son approbation est demandée ;
e) l’Utilisateur signataire confirme vouloir signer les contenus approuvés par point&click en saisissant l’OTP reçu par SMS ou e-mail indiqués et confirmés lors de l’acceptation des conditions d’utilisation de la SEA ;
f) en cas de conclusion correcte du processus de signature, toutes les informations relatives à l’apposition de la SEA sont ajoutées au document et une signature électronique qualifiée ou un cachet électronique qualifié est appliqué par Fractalgarden en tant que fournisseur et gestionnaire de la solution afin de garantir l’intégrité du document signé.

Gestion du document après sa signature
Une fois le processus de signature terminé, la plateforme OTP service ou le proposant lui-même envoie par e-mail le document signé à l’Utilisateur signataire.
Le document ainsi formé et signé sera ensuite envoyé par le proposant en conservation numérique conformément aux délais convenus avec le conservateur désigné.

B) Le lien univoque de la signature avec le signataire
La solution de signature proposée repose sur l’identification de l’Utilisateur signataire et sur la confirmation de sa volonté de signer la documentation proposée par le retour d’un mot de passe à usage unique envoyé automatiquement à l’un des systèmes (téléphone portable ou boîte e-mail) que l’Utilisateur signataire a déclaré être à son usage exclusif.

C) Lien univoque de la signature avec le document signé
Afin de garantir le lien univoque de la signature avec le document, l’application de signature enregistre, pour chaque champ de signature prévu, la date et l’heure de son apposition.

D) Garanties d’intégrité et d’inaltérabilité du document signé
Dans le processus relatif à la solution SEA proposée, pour garantir l’intégrité et l’inaltérabilité du document, l’empreinte du document est recalculée, cette fois après l’apposition des données de signature, et sur cette empreinte est apposé un cachet qualifié au sens du Règlement européen 910/2014 (dit Règlement eIDAS), par le gestionnaire de la solution.
De cette manière, l’inaltérabilité et l’intégrité du document signé sont préservées, car toute modification éventuelle devient immédiatement vérifiable même avec des programmes de lecture de documents couramment utilisés comme Adobe Acrobat Reader, qui en cas de modification d’un document survenue après la clôture avec signature numérique ou cachet électronique qualifié en met en évidence l’altération.

E) Absence de codes exécutables ou de macro-instructions dans les documents signés
Le document que l’Utilisateur signataire signe avec la solution SEA proposée doit être dans un format tel qu’il empêche (ou du moins rende manifeste) l’insertion à l’intérieur de celui-ci de programmes ou d’instructions potentiellement capables de modifier les actes, faits ou données représentés dans le document même (de préférence PDF/A).

Garanties pour l’Utilisateur signataire
L’adhésion au service SEA est entièrement gratuite pour l’Utilisateur signataire.
Toutes les informations relatives à la procédure de signature électronique décrite sont tenues à jour et disponibles sur le site d’OTP service à l’adresse internet : https://www.otpservice.io/ .
L’Utilisateur signataire, via l’adresse indiquée lors de l’identification, a également le droit d’obtenir à tout moment, librement et gratuitement, une copie des présentes Conditions qu’il a acceptées, de l’Annexe Technique-Illustrative et de toutes les autres informations permettant de démontrer la cohérence du service avec toutes les exigences requises par l’art. 56, alinéa 1, du DPCM.
Une fois les signatures requises apposées, le système révoque automatiquement le consentement à l’utilisation de la SEA afin de garantir qu’aucune signature supplémentaire ne puisse être apposée.
Dans l’intérêt de l’Utilisateur signataire et conformément aux dispositions de l’alinéa 2 de l’art. 57 du DPCM du 22 février 2013, le Proposant est tenu de souscrire une couverture d’assurance responsabilité civile délivrée par une société d’assurance habilitée à exercer dans le domaine des risques industriels pour un montant non inférieur à cinq cent mille euros. Pour recevoir des informations sur les couvertures et leurs détails et plafonds, il est possible de contacter le Proposant.

Conservation
Comme prévu par la réglementation actuellement en vigueur, le Proposant, y compris au moyen d’un système approprié de conservation des documents informatiques mis à disposition par Fractalgarden, garantira la conservation conforme pendant au moins 20 ans des documents d’identification utilisés pour l’identification de l’Utilisateur signataire et des conditions d’utilisation SEA correspondantes acceptées par ce dernier.