Términos y condiciones FEA

Condiciones Generales de Servicio

para el uso de la solución de Firma Electrónica Avanzada otpservice.io

Última actualización: 8 de julio de 2022

Preámbulo
Estimado usuario,
Fractalgarden S.r.l., con sede en Via L. Battistotti Sassi 11, 20133 Milán, NIF 05006700966, número REA MI-1789001 (en adelante «Fractalgarden») ha desarrollado y ofrece para su uso una herramienta innovadora de firma de documentos electrónicos mediante Firma Electrónica Avanzada (en adelante, FEA) tal como se define en el Reglamento UE 910/2014 y está regulada por el Código de Administración Digital (D.Lgs. n. 85/2005, en adelante CAD) y las Normas técnicas en materia de generación, aplicación y verificación de firmas electrónicas avanzadas, cualificadas y digitales a las que se refiere el D.P.C.M. del 22 de febrero de 2013 (en adelante, DPCM).
El Servicio de firma es realizado por Fractalgarden en nombre de un Sujeto Proponente (en adelante también «Proponente») que propone a otro sujeto (en adelante también «Firmante» o «Usuario firmante») regular sus relaciones institucionales, corporativas o comerciales mediante el uso de herramientas informáticas y, en particular, mediante el uso de firma electrónica realizada a través de la solución de Firma Electrónica Avanzada objeto de las presentes condiciones de uso.
Al tratarse de un procedimiento de firma mediante firma electrónica avanzada, la normativa requiere que el Usuario firmante acepte las condiciones de uso correspondientes después de haber comprendido su funcionamiento: por lo tanto, en ausencia de dicha aceptación, no se podrá recurrir al procedimiento de firma descrito a continuación.
Queda entendido que, de acuerdo con lo previsto en el art. 60 del citado DPCM de 22 de febrero de 2013, la solución de FEA propuesta solo podrá utilizarse en las relaciones entre el Proponente y el Usuario firmante.

Valor de la solución FEA propuesta y su uso
El sistema de firma propuesto se basa en la recopilación y conservación, junto con el documento firmado, de información adicional capaz de identificar al firmante y verificar su manifestación efectiva de voluntad en relación con el contenido de dicho documento.
La solución, por tanto, permite al Usuario firmante manifestar su voluntad de aceptar el contenido de documentos que tendrán así la misma eficacia jurídica y probatoria reconocida por nuestro ordenamiento jurídico a los escritos privados tradicionales (art. 2702 del Código Civil) y, al mismo tiempo, tal como prevé el art. 20 párrafo 1-bis del CAD, permitirá garantizar el cumplimiento del requisito de forma escrita, cuando sea necesario.La FEA podrá ser utilizada por el Usuario firmante para la firma de toda la documentación relacionada con la relación entre él y el Proponente. El Proponente identificará, caso por caso, la documentación que considera susceptible de ser firmada mediante la solución FEA aquí descrita y propondrá su uso al Usuario firmante, a través de la plataforma desarrollada por Fractalgarden.
Fractalgarden está siempre disponible para proporcionar información y asistencia en relación con la solución FEA implementada.

Características técnicas del sistema propuesto
La solución FEA propuesta prevé, tras la identificación del Usuario firmante, su autenticación en un área reservada y la confirmación de su voluntad de firmar los documentos presentados mediante la introducción de un código OTP específico enviado a un teléfono móvil o por correo electrónico a la dirección de correo electrónico de uso exclusivo del Usuario firmante.
Las características sistemáticas y funcionales específicas de la solución objeto de las presentes Condiciones se describen en el Anexo Técnico-Ilustrativo.
A continuación se presenta un resumen de las principales características:

A) Descripción de las fases de firma y conservación del documento
En caso de que el Proponente necesite la firma de un documento por parte del Usuario firmante, se podrá activar un proceso de firma electrónica avanzada (FEA) conectándose al sitio www.otpservice.io.
Tras su registro y la compra del crédito para utilizar el servicio, el Proponente podrá cargar los documentos a firmar y los datos del Usuario firmante al que se le solicitará la adhesión al servicio y la posterior aplicación de la FEA.
El proceso prevé una primera fase que tiene como objetivo recopilar la información relativa a la identificación del Usuario firmante realizada por el Sujeto Proponente, tanto en presencia como a distancia, utilizando, en este último caso, el procedimiento de video-identificación asíncrona puesto a disposición por Fractalgarden.

Fase de activación
a. el Proponente se autentica en su área reservada del sitio otpservice.io y activa un proceso de firma electrónica.b. El proponente procede a la identificación del Usuario firmante mediante uno de los siguientes procedimientos alternativos:b1. identificación presencial y posterior carga, a través de un formulario específico, de las copias de los documentos de identidad utilizados para la identificación del Usuario firmante;b2. procedimiento independiente de video-identificación con verificación asíncrona por parte del Usuario firmante y posterior validación por parte del Proponente o de sus operadores delegados; hasta la validación del proceso de identificación, la FEA permanecerá suspendida y su validez estará condicionada al resultado positivo (incluso después de la aplicación de la firma por parte del Usuario firmante) del procedimiento de verificación de la video-identificación.c. Una copia del documento utilizado para la identificación se conservará durante al menos 20 años, tal como exige la normativa actualmente en vigor (ref. art. 57 del DPCM de 22 de febrero de 2013).
d. El procedimiento requiere la confirmación de los datos personales del Usuario firmante, su dirección de correo electrónico y/o su número de teléfono móvil que el Usuario firmante declara estar bajo su exclusiva disponibilidad.
e. El Usuario firmante procede a la aceptación de las presentes condiciones de uso de la FEA (el presente formulario) mediante el procedimiento de firma descrito a continuación. El formulario se conserva durante al menos 20 años, tal como exige la normativa vigente.
A efectos de la activación del servicio, el Usuario firmante procede a la aceptación de las presentes Condiciones, estampando su firma en las declaraciones contenidas en el documento contractual que firmará mediante la solución FEA, que simultáneamente, dada la aceptación formalizada, produce sus efectos jurídicos y probatorios.

Fase de firma
a) La documentación a firmar es cargada en un área reservada por el Proponente dentro de su área privada;
b) el Sujeto proponente identifica la cantidad y la ubicación de los campos de firma en la documentación cargada;
c) el Usuario firmante indicado por el Sujeto Proponente recibe un enlace (vía SMS o correo electrónico) a través del cual acceder a un área reservada del sitio OTPService.io;
d) el Usuario firmante accede a dicha área reservada y visualiza el documento a firmar, y procede, confirmando mediante point&click en los campos de firma individuales para los que se solicita su aprobación;
e) el Usuario firmante confirma que desea firmar los contenidos aprobados mediante point&click introduciendo el OTP recibido por SMS o correo electrónico indicados y confirmados en la fase de aceptación de las condiciones de uso de la FEA;
f) en caso de conclusión correcta del proceso de firma, se añaden al documento toda la información relativa a la aplicación de la FEA y se aplica una firma electrónica cualificada o un sello electrónico cualificado por parte de Fractalgarden en calidad de proveedor y gestor de la solución para garantizar la integridad del documento firmado.

Gestión del documento tras su firma
Una vez concluido el proceso de firma, la plataforma OTP service o el proponente mismo envía por correo electrónico el documento firmado al Usuario firmante.
El documento así formado y firmado será luego enviado por el proponente a conservación digital conforme a la normativa según los plazos acordados con el conservador encargado.

B) La conexión unívoca de la firma con el firmante
La solución de firma propuesta se basa en la identificación del Usuario firmante y en la confirmación de su voluntad de firmar la documentación propuesta mediante la devolución de una One Time Password enviada automáticamente a uno de los sistemas (teléfono móvil o buzón de correo electrónico) que el Usuario firmante ha declarado estar bajo su exclusiva disponibilidad.

C) Conexión unívoca de la firma con el documento firmado
Para garantizar la conexión unívoca de la firma con el documento, la aplicación de firma registra, para cada campo de firma previsto, la fecha y hora de su aplicación.

D) Garantías de integridad e inmodificabilidad del documento firmado
En el proceso relativo a la solución de FEA propuesta, para garantizar la integridad y la inmodificabilidad del documento, se recalcula la huella del documento, esta vez posterior a la aplicación de los datos de firma, y sobre dicha huella se aplica un sello cualificado según el Reglamento europeo 910/2014 (denominado Reglamento eIDAS), por parte del gestor de la solución.
De este modo se preserva la inmodificabilidad e integridad del documento firmado, ya que cualquier alteración eventual del mismo se vuelve inmediatamente verificable incluso con programas de lectura de documentos de difusión común como Adobe Acrobat Reader, que en caso de modificación de un documento ocurrida después del cierre con firma digital o sello electrónico cualificado evidencia la alteración.

E) Ausencia de códigos ejecutables o macroinstrucciones en los documentos firmados
El documento que el Usuario firmante firma con la solución de FEA propuesta debe estar en un formato tal que impida (o al menos haga evidente) la inserción dentro del mismo de programas o instrucciones potencialmente capaces de modificar los actos, hechos o datos representados en el documento mismo (preferiblemente PDF/A).

Garantías para el Usuario firmante
La adhesión al servicio FEA es completamente gratuita para el Usuario firmante.
Toda la información relativa al procedimiento de firma electrónica descrito se mantiene siempre actualizada y disponible en el sitio de OTP service en la dirección de Internet: https://www.otpservice.io/ .
El Usuario firmante, a través de la dirección indicada en el momento de la identificación, tiene además el derecho de obtener en cualquier momento, libre y gratuitamente, una copia de las presentes Condiciones aceptadas por él mismo, del Anexo Técnico-Ilustrativo y de toda la demás información apta para demostrar la coherencia del servicio con todos los requisitos exigidos por el art. 56, párrafo 1, del DPCM.
Una vez aplicadas las firmas requeridas, el sistema revoca automáticamente el consentimiento para el uso de la FEA, garantizando así que no se pueda aplicar ninguna firma adicional.
En interés del Usuario firmante y en cumplimiento de lo previsto en el párrafo 2 del art. 57 del DPCM de 22 de febrero de 2013, el Proponente está obligado a dotarse de una cobertura de seguro de responsabilidad civil emitida por una compañía de seguros habilitada para operar en el campo de los riesgos industriales por un importe no inferior a quinientos mil euros. Para recibir información sobre las coberturas y los detalles y límites relacionados, es posible contactar con el Proponente.

Conservación
Según lo previsto por la normativa actualmente en vigor, el Proponente, incluso por medio de un sistema apropiado de conservación de documentos informáticos puesto a disposición por Fractalgarden, garantizará la conservación conforme a la normativa durante al menos 20 años de los documentos de identificación utilizados para la identificación del Usuario firmante y de las correspondientes condiciones de uso de la FEA aceptadas por este último.